Potrzeba więcej miejsca. Miasto wybuduje archiwum

W budżecie miasta na 2022 roku wśród inwestycji, znalazła się budowa archiwum miejskiego. Będzie to dwukondygnacyjny o łącznej powierzchni 3921m2, a koszt powstania wynieść ma 20 mln zł. Zostanie przeznaczony na potrzeby archiwalne i magazynowe trzech instytucji: Urzędu Miasta Rybnika, Muzeum im. o. Emila Drobnego w Rybniku oraz Centrum Usług Wspólnych w Rybniku.

- Na parterze przewidujemy wydzielenie strefy ogólnodostępnej, w której będą udostępniane materiały osobom z zewnątrz. Dla archiwistów przygotowane zostaną pomieszczenia do ich pracy, w tym także do czyszczenia oraz do niszczenia akt. Ponadto uwzględnione zostanie miejsce na pracownię digitalizacyjną, pomieszczenia techniczne i gospodarcze, serwerownię, pomieszczenia biurowe, toalety oraz pomieszczenia socjalne. Pozostała część kondygnacji zostanie przeznaczona na magazyny do przechowywania akt na potrzeby CUW - mówi Agnieszka Skupień, rzecznik prasowy rybnickiego magistratu.

Na piętrze znajdą się pomieszczenia na potrzeby Urzędu Miasta Rybnika, tj. magazyny do przechowywania dokumentacji aktowej, magazyn zbiorów o szczególnej wartości, magazyn innych zbiorów oraz magazyn wielofunkcyjny i pomieszczenie na sprzęt do ratowania akt. Druga część tej kondygnacji zostanie przeznaczona dla muzeum. Będą się w niej znajdować m.in. magazyn muzealiów wielkoformatowych, magazyn dokumentacji aktowej, pomieszczenie do pracy z materiałami archiwalnymi.

Budynek będzie wyposażony w dźwig towarowy, windę osobową przystosowaną dla potrzeb osób niepełnosprawnych oraz będzie posiadał krytą rampę, skąd będą przyjmowane akta. Magazyny do przechowywania akt zostaną wyposażone w regały jezdne. Ponadto obiekt ten będzie energooszczędny, minimalizujący koszty utrzymania poprzez wykorzystanie technologii, materiałów, urządzeń energooszczędnych oraz odnawialnych źródeł energii.

- Planujemy możliwość zastosowania budownictwa pasywnego dla segmentu magazynowego. Budynek, w którym przechowywane są akta, powinien spełniać założenia bezpiecznego, długotrwałego i ekonomicznego przechowywania zbiorów, zarówno w postaci tradycyjnej, jak i cyfrowej, a także eksponatów muzealnych. Musi on spełniać wymagania obowiązujących przepisów prawa, w tym rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Urząd miasta i muzeum objęte są nadzorem archiwalnym archiwum państwowego, tzn. posiadają akta kategorii archiwalnej „A”, natomiast CUW przechowuje m.in. dokumentację płacową jednostek obsługiwanych, której okres przechowywania – w przypadku dokumentacji płacowej - wynosi 50 lat - tłumaczy rzecznik magistratu.

Jak wyjaśnia Agnieszka Skupień, zwiększa się liczba jednostek obsługiwanych, a także projektów unijnych, dla których okresy przechowywania są dłuższe – potrzeba coraz więcej miejsca. Własne archiwum wybudowane obok CUW zapewni bieżący dostęp do dokumentacji dla pracowników i organów kontroli, a także wyeliminuje koszty ewentualnego remontu w innej lokalizacji oraz zakup samochodu dostawczego.

Muzeum wynajmuje magazyny w budynku „Domu Rzemiosła” przy ulicy Wysokiej o powierzchni 231 m2. Pomieszczenia te nie spełniają norm bezpieczeństwa i przepisów przeciwpożarowych, a niesprawna instalacja kanalizacyjna, która już kilkakrotnie uległa awarii, spowodowała wylanie nieczystości. Obecna powierzchnia jest zbyt mała w stosunku do ilości posiadanych przez muzeum eksponatów. Ponadto muzeum musi niejednokrotnie odmawiać przyjmowania do swoich zbiorów eksponatów, zwłaszcza o większych gabarytach.

- Jeżeli chodzi o urząd miasta, to koszty związany z archiwizowaniem dokumentacji w budynku Hermesu, to blisko 120 tysięcy rocznie. Informacje na temat kosztów, które teraz ponosimy gromadząc dokumenty w trzech różnych miejscach - wyjaśnia rzecznik.

Centrum Usług Wspólnych w Rybniku CUW posiada obecnie 500 mb akt, przewidywany przyrost dokumentacji to 100 mb na rok. Obecnie dokumentacja przechowywana jest w szafach na korytarzu CUW oraz na II piętrze budynku SP 35. W obu przypadkach te miejsca nie spełniają wymaganych zaleceń dotyczących przechowywania dokumentów. Szacunkowy koszt transportu, wyniesienia, wniesienia oraz przechowywania w podmiocie zewnętrznym na 2022 rok to 40 000,00 zł, na 2023 rok to 55 000,00 zł itd. (wg stawek na dziś). Kwoty te nie uwzględniają kwot z tytułu dostarczenia dokumentów do CUW na żądanie organów kontroli (każdorazowa czynność to około 200,00 zł).

Koszty czynszu, energii elektrycznej, systemu alarmowego, sprzątania w 2021 roku wynoszą 25 000,00 zł, a wg otrzymanych aneksów oraz szacowanych kosztów pracy na 2022 rok wyniosą 30 000,00 zł. 

- Kończymy dokumentację do przetargu. Budowa ma ruszyć jeszcze w tym roku, jeżeli uda się rozstrzygnąć przetarg i wszystkie formalności zakończymy przez przeszkód - mówi Agnieszka Skupień.